Inwentaryzacja – przebieg

procesMożliwość określenia prawidłowości i rzetelności przeprowadzonego badania inwentaryzacyjnego wymaga zachowania pewnej systematyki w podejmowaniu kolejnych działań. Czynności te podzielić można na działania wstępne podejmowane przed zaplanowanym terminem inwentaryzacji, a mające na celu przygotowanie całego przedsięwzięcia, czynności właściwe czyli sam przebieg badania, oraz czynności podejmowane już po przeprowadzonej inwentaryzacji. Ponieważ przepisy ustawy o rachunkowości czynią osobą odpowiedzialną za cały proces badania kierownika jednostki zazwyczaj to on czuwa nad przebiegiem inwentaryzacji osobiście lub cedując ten obowiązek na inną osobę.

Osoba odpowiedzialna powołuje komisje inwentaryzacyjne i zapewnia odpowiednie przeszkolenie jej członków wyznaczając każdemu rolę do spełnienia i nakreślając zakres obowiązków. Przed podjęciem właściwych czynności trzeba zadbać o przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych oraz zaplecza elektronicznego jeżeli inwentaryzacja przeprowadzana jest za pomocą urządzeń elektronicznych. W tym miejscu dojść może do właściwego spisu czyli ustalenia stanu rzeczywistego składników aktywów i pasywów z zastosowaniem dopuszczonych prawem metod. Wszelkie prace członków komisji inwentaryzacyjnych muszą zostać udokumentowane, na podstawie sporządzonych wyliczeń następuje porównanie wyników spisu z zapisami prowadzonych w firmie ksiąg rachunkowych. W wyniku porównania najpewniej dojdzie do powstania różnic inwentaryzacyjnych przyjmujących postać niedoborów lub nadwyżek.

Wszelkie niezgodności ilościowe muszą zostać wyjaśnione, na okoliczność tych działań sporządza się protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Niezgodności stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym muszą zostać usunięte, niezbędne staje się więc dokonanie niezbędnych zapisów księgowych co wiąże się zazwyczaj z obciążeniem finansowym osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie. W toku inwentaryzacji mogą zostać wykryte niedobory powstałe bez winy człowieka, a spowodowane zjawiskami fizycznymi, błędami czy zdarzeniami losowymi.