Co do zasady inwentaryzacji podlegają wszystkie aktywa i pasywa jednostki. To nie oznacza, że wszystkie te elementy majątku muszą być inwentaryzowane co roku.
Zwyczajowo inwentaryzacja przeprowadzana jest raz do roku na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Z przepisów prawa wynika również obowiązek przeprowadzenia spisu na dzień zakończenia działalności gospodarczej, dzień poprzedzający postawienie firmy w stan likwidacji oraz dzień poprzedzający ogłoszenie upadłości podmiotu.
W zależności od składnika majątku okresy i terminy przeprowadzenia spisu określone są odmiennie. Aktywa pieniężne, papiery wartościowe oraz towary i materiały inwentaryzuje się na dzień kończący rok obrotowy w formie spisu z natury. Pozostałe aktywa inwentaryzować należy w okresie od trzech miesięcy poprzedzających koniec roku obrotowego do dnia 15 następnego roku. Wszelkie zapasy objęte ewidencją ilościowowartościową należy inwentaryzować raz w ciągu dwóch lat bez określonego konkretnego terminu. Nieruchomości oraz środki trwałe inwentaryzujemy raz na cztery lata.
Najbardziej popularnym terminem inwentaryzacyjnym jest okres roczny dotyczący jednostek handlu detalicznego. W każdym terminie zgodnie z zapotrzebowaniem przeprowadza się inwentaryzację doraźną. Przyczyną może być zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzony majątek firmy bądź wystąpienie zdarzenia losowego takiego jak pożar, powódź czy też innej przyczyny mogącej naruszyć stan składników majątkowych firmy jak na przykład kradzież.
Odpowiedzialnością za terminowe i rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji obarczony jest kierownik jednostki, co nie oznacza iż samodzielnie jest zobowiązany do wykonania wszelkich czynności związanych z procesem inwentaryzacji. Część lub nawet całość zadań cedować może na pracowników lub zewnętrzną firmę, co nie zwalnia go jednak z odpowiedzialności za ostateczny efekt badania. W ściśle określonych przypadkach w przeprowadzanej inwentaryzacji uczestniczyć musi biegły rewident, w tej sytuacji również sporządzane przez jednostkę sprawozdanie finansowe będzie podlegać badaniu przez rewidenta.